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Les comparto un caso de éxito de digitalización.

Transformación Digital

Les comparto un caso de éxito de digitalización.

Hoy viene un caso de éxito de productividad (No todo es traer más clientes para tener más ingresos en la empresa).

Todo empezó en una PyME, la cual fue contactado para la actualización de su sitio web, a medida que conversaba con el gerente, noté que venían haciendo muchos procesos de manera tradicional o incluso manual, como la facturación, los inventarios, reclutamiento y la logística.

También tenían demasiadas impresoras, a pesar de ser un equipo de 20 personas (Casi que 1 para cada uno), era considerable el gasto de papel.

Tenían un servidor en una especie de cuarto precariamente acondicionado donde se tenían los archivos compartidos, como uno que otro documento escaneado o los excel de los inventarios, cada vez que se iba la luz, era un inconveniente, por lo tanto, todos tenían una copia en sus computadores, teniendo inconsistencias de versiones o almacenamiento lleno.

Identifiqué que tenían GSuite y claramente no se le estaba haciendo uso, escasamente correos electrónicos para compartir cotizaciones o inscribirse a eventos.

Les propuse que podía digitalizar la mayoría de sus procesos y reducir costos con solo capacitarlos en la plataforma GSuite, claramente había un toque de escepticismo pero accedieron a iniciar el primer taller.

Comencé presentando las bondades y todas las funcionalidades que disponían por tener esa plataforma, no solo es para correos, está el calendario, drive y su propia suite de ofimática la cual tiene no sólo los homólogos a Office sino formularios, creación de sitios, creación de mapas y los scripts, y lo mejor, en la nube.

Esto les abrió un mundo de posibilidades:

1. Gestión humana usaba Formularios para recoger la información de reclutamiento.

2. El área logística al ver que todo esto es en la nube decidió subir todos los inventarios e información comercial para interactuar en tiempo real con sus equipos de trabajo, teniendo la información al día, organizada y desde cualquier lugar. Luego empezó a crear fórmulas y macros para agilizar la generación de reportes de cumplimiento en el equipo de ventas.

3. Al ver que al usar la suite ofimática de Google Drive sus archivos no ocupan espacio, por lo que comenzaron a convertir y subir los documentos de sus computadores, liberando espacio en sus estaciones de trabajo y en vez de adjuntar archivos, los compartían, evitando también que se llenaran sus cuentas.

4. La gerencia por su cuenta se propuso a eliminar las impresoras y dejar solo una conectada por red.

5. Organizaban sus reuniones con el calendar y utilizaban Hangouts para videollamadas, gestionando mejor su tiempo y de paso ahorrando costos en desplazamientos, ya que podían contactarse simultaneamente en diferentes regiones.

6. Luego, el File Server fue subido a una cuenta de Drive exclusiva para ese fin, eliminando el cuarto de cómputo, teniendo la información desde cualquier lugar sin miedo a perderla y con un mejor control en el manejo de versiones, conociendo quien hace cambios o recuperando la información en caso de ser borrada.

Luego se hizo otro par de capacitaciones ya más específicas en el manejo de la plataforma a cada equipo o área interesada, aumentando sus capacidades y productividad.

Todo duró 1 año, y como estás son inversiones a mediano o largo plazo, a veces estaba la duda de que el trabajo valía la pena, 3 años después, se vieron los resultados:

1. No se renovaron las licencias de Office de los equipos de oficina, ya que todos usaban G Suite (Van en ahorro de licencias por 2 años de 20 equipos).

2. La impresora redujo el uso de 7 resmas de papel mensual a 2 mensuales.

3. Ahorro en el servicio de energía en un 20% al no tener el centro de cómputo y tener menos impresoras. También cambiaron algunos otros temas locativos, como lámparas ahorradoras y luces con temporizador.

4.Una cafetería más amplia gracias al espacio libre del centro de cómputo, no es ganancia económica, pero si mejora el clima laboral.

5. Abrió las puertas al teletrabajo.

6. Los gerentes de logística y ventas ya no tenían que estar llamando a cada colaborador, solo tenían que recordarles diligenciar la información y semanalmente dar el respectivo informe de seguimiento. ¡Más tiempo para idear estrategias de innovación o atraer nuevas oportunidades!.

Y no, esto no es transformación digital, es digitalización.

Imaginen cuando vayan a dar ese paso…

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